Come Implementare un’Organizzazione Snella – ISO 9001 Smart

Abbiamo parlato di come sia importante sviluppare un’azienda e un’organizzazione snella & smart secondo i principi degli standard di gestione della qualità ISO 9001.

In questo post vediamo nel dettaglio come realizzare in modo efficace gli obiettivi di un’organizzazione snella & smart.

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Come Implementare un’Organizzazione Snella – ISO 9001 Smart: Come Realizzare i 4 Obiettivi

Obiettivo 1: Migliorare La Qualità

Il miglioramento della qualità è da intendersi non solo a livello prestazionale, ma anche differenziale rispetto ai concorrenti nel saper appunto meglio conformarsi alle aspettative ed ai bisogni dei clienti in target, bisogni sia espliciti, ma soprattutto impliciti in ordine non solo di corrispondere alle aspettative, ma di andare oltre ad esse per non solo soddisfare il cliente, ma deliziarlo.

Questo significa conoscere cosa i clienti vogliono e soprattutto di cosa hanno bisogno, in questo modo sarà possibile definire i processi che permettono di realizzare prodotti e servii di qualità che soddisfano le esigenze dei clienti target.

In un’azienda Snella&Smart le decisioni relative alla qualità sono determinate ogni giorno da tutti i dipendenti

Come Realizzarle

1. Iniziate il processo di miglioramento differenziale della qualità cercando di intuire quali possono essere le aspettative e i fabbisogni dei clienti target. Strumenti quali il “Quality function deployment” sono molto utili per capire cosa vuole e di cosa ha bisogno il cliente
2. Verificate se i vostri prodotti e servizi si conformano alle aspettative e bisogni dei clienti
3. Verificate se i processi e indicatori di processo, prodotto e servizio permettono di misurare la soddisfazione dei vostri clienti
4. Identificate le aree aziendali nelle quali è più probabile che si possono determinare non conformità nei vostri processi, prodotti e servizi
5. Conducete attività di problem-solving che permettono di identificare le cause degli errori
6. Applicare tecniche di error-proofing, ricerca degli errori ai processi per evitare che se ne generino
7. Definite indicatori di valutazione delle performance che permettano di valutare l’efficacia e l’efficienza delle soluzioni adottate

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Obiettivo 2: Eliminare Gli Sprechi

Per eliminare gli sprechi, provate a immaginare una situazione ideale in cui si verificano le seguenti condizioni:

• Beni e servizi prodotti solamente su ordini clienti per non incrementare le scorte
• Esigenze del cliente immediatamente soddisfatte
• Prodotti privi di difetti e che non esistono scorte
• La consegna del prodotto e servizio è istantanea

Se riuscite a immaginare una situazione talmente perfetta come sopra descritta, potrete intuire quanto incidano a livello occulto gli sprechi all’interno della vostra azienda.

Diventando un’organizzazione Snella&Smart sarete pronti ad eliminare gli sprechi e tendere alla perfezione.

Quali sono i principali tipi di sprechi  e come individuarli?

I 7 tipi di sprechi

Utilizzando strumenti e tecniche Snella&Smart, riuscirete a eliminare 7 tipi di sprechi, che di seguito identifichiamo:

1. Sovrapproduzione
   • Il peggior tipo di spreco
     • Esistenza di prodotti in eccesso
     • Prodotti non disponibili prima che siano stati ordinati dai clienti
2. Attesa
   • Questo termine si riferisce al periodo di inattività in un processo a valle che si determina quando un’attività precedente si conclude in ritardo. Risorse a valle inattive sono sovente utilizzate in attività che non creano valore che generano sovrapproduzione
3. Trasporto
   • Ci si riferisce alla movimentazione non necessaria di materiali in lavorazione che sono spostati da una sede all’altra. Idealmente, il trasporto dovrebbe essere minimizzato per 2 ragioni:
     • Aumenta i tempi di un processo senza generare valore
     • Le merci possono essere danneggiate durante il trasporto
4. Processi in sovrappiù
   • Si riferisce alle operazioni extra, come per esempio le modifiche le ri-trasformazioni, il trasporto a mano e l’immagazzinamento.
5. Magazzino
   • Si riferisce alle eccedenze di magazzino che non sono in relazione agli ordini clienti. Sono incusi gli eccessi di materie prime, semilavorati, prodotti finiti. Anche il materiale relativo al marketing e non ancora spedito costituisce eccesso di magazzino come pure prodotti riparati, ma mai utilizzati.
6. Movimentazione
   • Si riferisce a tutte quelle attività extra svolte dai dipendenti e operatori necessarie per correggere layout di processi inefficienti. Difetti quali:
     • Sovrapproduzione
     • Eccesso di scorte
     • Movimentazione che richiede tempo e non crea valore.
7. Difetti
   • Prodotti o caratteristiche del servizio che non sono conformi alle specifiche e aspettative dei clienti
   • Sono causa di insoddisfazione dei clienti
   • Restituzione di prodotti
   • Vendite perse
   • Informazioni non corrette

Come realizzarlo

1. Iniziate a ridurre gli sprechi identificando un prodotto o un’operazione che risulti inefficiente
2. Identificare i processi collegati che hanno una scarsa performance e che necessitano di un miglioramento
3. Iniziate a creare una mappa del flusso di valore per tutte quelle operazioni che sono oggetto della vostra revisione
4. Controllate la mappa di flusso del valore per identificare la posizione, l’ampiezza, la frequenza degli sprechi
5. Definite degli indicatori degli sprechi
6. Utilizzate la regola di Pareto 80/20
7. Periodicamente ricontrollate se gli indicatori definiti evidenziano la riduzione degli sprechi
8. Ripetete questo procedimento con tutte le altre operazioni inefficienti

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Obiettivo 3: Ridurre I Tempi Di Risposta

La riduzione dei tempi di esecuzione delle operazioni e cioè del tempo necessario al completamento di un’attività, dal suo inizio alla sua fine, è di fondamentale importanza per ottenere una riduzione degli sprechi e di costi totali.

I tempi di risposta possono essere suddivisi in tre componenti di base:

1. Tempo di ciclo (cycle time).
   • Questo è il tempo necessario per completare le fasi di un singolo processo di lavoro, come per esempio la produzione di una parte di un bene o il completamento di un ordine di vendita.
2. Ritardi di lotto.
   • Questo è il tempo in cui una delle operazioni di cui si compone un servizio o una unità prodotto rimane in attesa di altre operazioni che siano completate. Esempio in cui il primo ordine di vendita del giorno deve attendere affinché tutti gli altri ordini di vendita di quel giorno siano completati ed entrino nel sistema.
3. Ritardi nei processi
   • Questo è il periodo di tempo che un lotto deve attendere affinché una operazione sia terminata e ne inizi una nuova. Esempio il tempo in cui un ordine di vendita attende di essere approvato dal capo ufficio.

Principali Processi di business interessati:

• Progettazione e sviluppo
• Registrazione ordini
• Pianificazione della produzione
• Acquisti
• Completamento ordini
• Ricezione
• Produzione
• Ispezioni
• Rilavorazioni
• Imballaggio
• Spedizione
• Fatturazione e ricezione pagamenti

Come Realizzarlo

I passi necessari per ridurre i ritardi nei tempi di lavorazione sono simili a quelli riportati sopra per l’eliminazione degli sprechi:

1. Creare una mappa del flusso di valore in relazione al processo di business su cui state lavorando
2. Calcolare il tempo necessario del processo delle fasi a valore aggiunto
3. Controllare la mappa del flusso di valore identificando dove sia effettivamente possibile ridurre i ritardi
4. Determinare i vincoli e come poterli ridurre o eliminare
5. Definire degli indicatori di misurazione e monitoraggio dei ritardi del processo
6. Ripetere questo procedimento per tutte le operazioni inefficienti

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Obiettivo 4: Ridurre i Costi Totali

Che cosa significa?

Ciascun processo o componente della vostra azienda deve concorrere all’obiettivo della riduzione dei costi.

Per minimizzare i costi dei processi, un’organizzazione Snella&Smart deve produrre solo ed esclusivamente ciò che asseconda la domanda dei clienti target

La struttura dei costi di un’azienda include generalmente:

• Costi fissi
• Costi variabili

Costi Fissi:

• sono costi che rimangono costanti indipendentemente dalla quantità di beni e servizi prodotti: esempio, progettazione, commerciale, amministrazione, spese generali

Costi variabili

• sono costi necessari alla creazione del business. Aumentano all’aumentare della produzione di beni e servizi, essi sono comprensivi dei costi delle materie prime

Metodi di Riduzione dei Costi

• Prezzo obiettivo
  • Serve a determinare quanto far pagare il vostro prodotto servizio in relazione ai costi, ai clienti ed ai concorrenti.
• Costo obiettivo
  • Individua a quale costo un bene in futuro deve essere prodotto per generare i profitti desiderati in base al prezzo obiettivo determinato. Il costo obiettivo si può suddividere in tre componenti:
    1. Costo del prodotto o servizio
    2. Costo delle parti
    3. Costo delle operazioni interne ed esterne
• Analisi del valore
  • L’analisi del valore identifica i fattori che determinano il costo del prodotto, tenendo conto degli obiettivi di qualità, conformità agli standard ed il prezzo.
  • Gli studi dell’analisi del valore permettono di definire i fattori di costo individuando se e quanto il prodotto servizio soddisfa le esigenze del cliente
• Activity based costing (ABC)
  • Il sistema ABC permette di allocare costi diretti e indiretti per attività e per processi e quindi per prodotti, servizi e clienti per effettuare un’analisi di redditività non solo del prodotto, del processo ma soprattutto della clientela.
• Costi kaizen (miglioramento continuativo)
  • Si riferiscono alle attività di riduzione dei costi, degli sprechi e dei ritardi nei vari processi operativi
• Verifica dei costi
  • Permette di monitorare quanto la vostra azienda sia in linea con i costi standard stabiliti nelle aree di progettazione, produzione, vendita e finanza a seguito delle attività di determinazione dei costi obiettivo e kaizen.

Come Realizzarlo

1. Decidere se impegnarvi nel ridurre i costi
2. Considerate quali fattori chiave influenzano il prezzo obiettivo, il costo obiettivo e l’analisi del valore
3. Applicate i principi del costo ABC, del costo kaizen e della verifica di costo per tutte le vostre iniziative di razionalizzazione economica

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Conclusioni

Far diventare la tua azienda un’organizzazione snella & smart, significa ottenere 4 obiettivi importantissimi:

1. Migliorare la Qualità Interna ed Esterna (Soddisfazione del Cliente)
2. Ridurre gli Sprechi della Tua Azienda
3. Ridurre i Tempi di Lavorazione e Risposta della Tua Attività
4. Ridurre i Costi Totali (e di conseguenza Aumentare i Tuoi Margini e Utili)

Puoi fare tutto questo da solo? Certamente, ma con l’aiuto di consulenti esperti che fanno da anni questo lavoro è molto più semplice, economico e molto meno dispendioso in termini di tempi ed energie.

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