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Perché Certificarsi agli Standard Qualità ISO 9001?
Perché è importante avere la Certificazione Qualità ISO 9001?
Perché Certificarsi ISO 9001 può portare notevoli vantaggi e benefici alla tua azienda, ma anche risolvere problemi importanti?
In questo articolo parleremo in modo approfondito di questi temi.
Prima di iniziare a leggere, puoi fare riferimento anche alle seguenti risorse:
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Ora possiamo proseguire con l’articolo…
Indice degli Argomenti
Perché Certificarsi ISO 9001: in che modo la Certificazione Qualità può aiutare la tua azienda a crescere
Il sistema ISO 9001 può aiutarti a migliorare la tua azienda per mezzo del sistema di gestione per la qualità.
Implementare un Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) solido ed efficace ti aiuterà a concentrarti sulle aree importanti della tua attività e a migliorare l’efficienza. I processi di gestione che vengono implementati all’interno della tua azienda nell’ambito del SGQ forniscono una solida base che conduce all’incremento della produttività e dei profitti. Ciò, a sua volta, migliorerà le tue capacità di acquisizione e fidelizzazione dei clienti.
La ISO 9001 mira a fornire un Sistema di Gestione per la Qualità pratico e attuabile per migliorare e monitorare tutte le aree della tua attività e può essere implementata in qualunque organizzazione: piccola o grande, a fini di lucro o meno, privata o pubblica. Una volta correttamente implementata, le organizzazioni possono inoltre certificarsi in base alla norma.
Cos’è un Sistema di Gestione per la Qualità e a cosa serve?
Un Sistema di Gestione per la Qualità è un insieme di documentazione che comprende processi, procedure, politiche e registrazioni. Questi documenti descrivono le regole interne di un’azienda che indicano come vengono realizzati e forniti ai clienti i prodotti o servizi.
Un SGQ efficace deve essere progettato attorno agli specifici requisiti dell’azienda e dei suoi prodotti e servizi, ma la ISO 9001 può servire da guida per le aziende durante l’implementazione, affinché nel SGQ siano presenti tutti gli elementi importanti.
È importante sottolineare che la ISO 9001 non è un insieme di requisiti rigidi e che le organizzazioni hanno la possibilità di implementare il proprio Sistema di Gestione per la Qualità in modo flessibile. Questa libertà permette di utilizzare la norma ISO 9001 in un’ampia gamma di organizzazioni, nonché in grandi e piccole aziende.
Un aspetto importante della ISO 9001 è il suo approccio per processi. Invece di guardare ai reparti di un’azienda e ai singoli processi, la ISO 9001 richiede alle aziende di “guardare al quadro generale”. Come interagiscono i processi? È possibile integrarli tra loro? Quali sono gli aspetti importanti di prodotti e servizi?
Perché ad alcuni importanti clienti piacciono i fornitori certificati ISO 9001
Una certificazione ufficiale ISO 9001 sarà sicuramente un prerequisito richiesto da alcuni dei tuoi clienti, oltre a essere apprezzata anche da altri potenziali clienti (soprattutto quelli più importanti e strutturati), al momento della scelta dei fornitori.
Avere la Certificazione ISO 9001 fornisce ai tuoi clienti la sicurezza che la tua azienda lavori in conformità a norme e a procedure che assicureranno loro un elevato livello di assistenza al cliente.
Una certificazione ISO 9001 significa anche che i clienti potenziali non devono effettuare verifiche ispettive dei processi di un’azienda fornitrice: tale audit è già stato eseguito internamente dall’azienda stessa, nonché da un auditor esterno (di certificazione) indipendente.
Per questo motivo, la ISO 9001 è essenziale per consentire a molte aziende di rimanere competitive sul mercato.
La norma ISO 9001:2015 è riconosciuta in tutto il mondo e i tuoi potenziali clienti comprenderanno i vantaggi di lavorare con aziende certificate ISO 9001:2015.
In effetti, alcuni clienti fanno affari esclusivamente con fornitori certificati perché ciò fornisce l’assicurazione che i sistemi di gestione del fornitore siano costantemente valutati e approvati.
Questi clienti sanno per esperienza che lavorare con aziende certificate ISO 9001 offre numerosi vantaggi:
- Minimizza gli errori.
- Migliora la reportistica e le comunicazioni.
- Migliora la qualità di prodotti e servizi.
- Rende più affidabile la programmazione della produzione e delle consegne.
- Assicura che gli standard siano mantenuti per mezzo di valutazioni annuali.
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Ora vediamo più nel dettaglio quali sono i benefici che avrai se ti certifichi per la qualità ISO 9001.
Quali sono i benefici e vantaggi della ISO 9001 per la tua azienda?
Ciò che la ISO 9001 è in grado di dare alla tua azienda potrebbe rappresentare una sorpresa. Le organizzazioni di qualunque dimensione hanno tratto enormi vantaggi da questa norma, compresi grandi risparmi sia in termini di costi che di efficienza.
Ecco come la tua azienda potrebbe avvantaggiarsene:
Maggiore efficienza – Un SGQ basato sulla ISO 9001 utilizza un approccio per processi che analizza ciascun processo all’interno della tua azienda, nonché il modo in cui tali processi interagiscono tra loro. In questo modo diventa più semplice determinare dove è possibile migliorare e cosa può essere combinato assieme per risparmiare risorse.
Migliore soddisfazione del cliente – Uno dei principali obiettivi della ISO è aumentare la soddisfazione del cliente, determinando correttamente e raggiungendo i requisiti del cliente. Con tassi di soddisfazione del cliente più elevati, otterrai percentuali maggiori di clienti abituali.
Accesso a nuovi clienti – In molti casi, i contratti con enti pubblici o con le forze armate sono condizionati al requisito della certificazione ISO 9001. Far certificare il proprio SGQ in base alla ISO 9001 aprirà molte porte alla tua azienda, permettendole di partecipare ad appalti pubblici.
Immagine pubblica migliorata – Mostrando di essere stato certificato in modo professionale, fai vedere ai tuoi clienti e al pubblico in generale che utilizzi un apposito sistema per il miglioramento della soddisfazione del cliente. Tutti sapranno che sei in grado di soddisfare i requisiti del cliente, fornendo i risultati promessi.
Migliori decisioni – Il successo di un Sistema di Gestione per la Qualità dipende dalla capacità di prendere decisioni giuste, fondate su dati di fatto. Ciò consente a un’azienda di usare meglio le proprie risorse per affrontare i problemi, migliorare l’efficienza e aumentare l’efficacia.
Rendere il miglioramento una prassi – Dato che l’obiettivo principale della ISO 9001 è il miglioramento continuo, la tua azienda può ottenere risparmi di risorse sempre maggiori in termini di tempo e denaro. Se la tua azienda ha una cultura del miglioramento continuo, i tuoi dipendenti concentreranno naturalmente le loro capacità sul rendere migliori i loro processi.
Coinvolgimento dei lavoratori – Non c’è nessuno più adatto a scoprire le soluzioni per migliorare un processo dei dipendenti che trascorrono le loro giornate lavorando nell’ambito di tale processo. Quando i dipendenti sono coinvolti nel miglioramento dei propri processi, invece di gestirli semplicemente, sono più coinvolti anche nel successo complessivo dell’azienda.
Risultati, a livello operativo, della certificazione rispetto alla ISO 9001
- Procedure ben definite e documentate migliorano la coerenza degli output.
- La qualità è misurata costantemente.
- Le procedure assicurano che azioni correttive siano intraprese ogni volta che si verifica un difetto o una non conformità o un problema.
- Il tasso di difettosità, di non conformità e numero di problemi diminuisce.
- I difetti, le non conformità i problemi vengono riscontrati prima e corretti con costi inferiori.
- La definizione delle procedure identifica le pratiche attuali che sono obsolete o inefficienti. Le procedure documentate sono più facili da seguire per i nuovi assunti.
- Le organizzazioni mantengono o aumentano la quota di mercato, aumentando le vendite e i ricavi.
I vantaggi continui della certificazione ISO 9001
Un Sistema di Gestione per la Qualità ben progettato e implementato sulla base della ISO 9001 ha dimostrato la capacità di offrire i seguenti vantaggi alle organizzazioni:
- Avere processi coerenti e ripetibili e un sistema comune.
- Avere meno problemi dovuti a difetti della qualità di prodotti o servizi. I dipendenti sanno cosa fare e come vuoi che sia fatto.
- Ampliare le attività, perché potrai vendere su nuovi mercati o perché il possesso del riconoscimento ti permetterà di distinguerti sul mercato.
- Sapere più velocemente se le cose stanno andando male e in che punto; smettere di spendere denaro o sprecare tempo per gli stessi vecchi problemi. Molti problemi scompariranno perché sai come evitarli; nel caso si presentassero, saprai come risolverli più velocemente.
Controllo della direzione e reportistica migliori: significa che sai come sta andando la tua attività.
Quali problemi può risolvere la ISO 9001 nella tua azienda?
Crescita troppo rapida: anche se la crescita è auspicabile, la sovra espansione è un grave errore. Fissa obiettivi realistici ed espanditi solo in base a quanto dettato dalle necessità. Con processi ben definiti, riuscirai a identificare i punti giusti in cui si possono inserire nuove attività, nonché a reagire di conseguenza.
Incapacità di monitorare le proprie risorse finanziarie: se osservi le aziende che falliscono, scoprirai che molte di esse si sono indebitate eccessivamente e non sono state capaci di gestire i propri flussi di cassa. Gestire la liquidità è essenziale per le piccole aziende. La ISO 9001, con il suo principio di focalizzazione sul cliente, ti permette di essere vicino ai clienti, permettendoti di rifornirli secondo le loro aspettative, assicurando così la puntualità dei pagamenti e riducendo le richieste che li ritardano.
Carenza di capitali di riserva: essere preparati in caso di aumenti imprevisti dei costi di servizi, materiali e manodopera. Assicurati di avere a disposizione una sufficiente riserva di liquidità per superare i periodi difficili o le stagioni morte. La ISO 9001 enfatizza molto la gestione delle risorse e la fornitura del sostegno ai processi aziendali. La pianificazione e la gestione delle risorse eviterà che la tua azienda ne resti a corto nel raggiungimento dei suoi obiettivi.
Esecuzione scadente: un’assistenza ai clienti scadente e l’incompetenza complessiva dei dipendenti affonderanno rapidamente la tua azienda. Assicurati che i tuoi dipendenti attribuiscano la giusta importanza all’assistenza al cliente. Sviluppa sistemi e processi relativi al modo in cui le attività devono essere eseguite e crea controlli interni per monitorarli. Il requisito fondamentale della ISO 9001 è soddisfare le aspettative e gestire la soddisfazione del cliente. Gli audit dei processi interni e la misurazione della soddisfazione condotti regolarmente ti assicureranno il mantenimento della focalizzazione sul cliente.
Business plan inadeguato: un business plan ben studiato ti costringe a pensare al futuro e alle sfide che dovrai affrontare. Inoltre, ti obbliga a valutare il tuo Business plan inadeguato: un business plan ben studiato ti costringe a pensare al futuro e alle sfide che dovrai affrontare. Inoltre, ti obbliga a valutare le tue esigenze finanziarie, i tuoi piani di marketing e di gestione, la concorrenza e la tua strategia generale. Avere un piano è essenziale, ma è importante anche che esso sia comunicato in tutta l’azienda e che tutti conoscano il proprio ruolo e siano formati per eseguire il proprio compito. La ISO 9001 riserva una particolare attenzione a questi aspetti.
Incapacità di cambiare nel tempo: la capacità di riconoscere le opportunità ed essere abbastanza flessibili da riuscire ad adattarsi è essenziale per sopravvivere e prosperare. Imparare a ricoprire diversi ruoli, rispondere velocemente e sviluppare nuove aree di competenza. La focalizzazione sui clienti e il requisito del miglioramento continuo ti aiuteranno a restare concentrato sulle esigenze del mercato. Il sistema, inoltre, ti aiuterà ad assicurare che le modifiche decise siano condotte a termine in modo strutturato.
Marketing inefficace: i clienti non possono arrivare se non sanno che ci sei. Pubblicizzare e promuovere la tua attività per mezzo di marketing online, social media, email, ricerche locali e altri mezzi non costa molto. Nel caso dovessi certificarti rispetto alla ISO 9001, potrai pubblicizzare il successo ottenuto, rafforzando le tue azioni di marketing.
Sottovalutazione della concorrenza: la fedeltà dei clienti non deve essere data per scontata, bisogna guadagnarsela. Osserva i tuoi concorrenti e poniti sempre un passo avanti a loro. Se non ti prendi cura dei tuoi clienti, lo farà la concorrenza. La misura della soddisfazione del cliente è una componente fondamentale della ISO 9001, che ti permetterà di identificare i trend della fidelizzazione e degli acquisti abituali, due indicatori della soddisfazione del cliente.
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Perché la ISO 9001 dev’essere vista come un sistema di gestione aziendale
I requisiti della ISO 9001 comprendono tutto ciò che è necessario per gestire un’organizzazione e ciò include tutti i processi richiesti per gestire le risorse e altri processi di alto livello.
Il campo di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità deve includere ogni parte dell’azienda, dalle attività di vendita e di pianificazione, fino a quelle di fornitura e post-vendita.
La verità è che alcune organizzazioni sono progredite a un livello tale in cui il termine “qualità” non è nemmeno più usato. Il SGQ è semplicemente divenuto il Business Model, il modo in cui lavorano.
Nel modo in cui funziona la ISO 9001, alle organizzazioni viene lasciato un margine di azione praticamente illimitato sul modo in cui soddisfare i requisiti. La norma illustra le regole di base di ciò che deve essere fatto, ma non indica come farlo.
Per esempio, la ISO 9001 afferma che lo stato della revisione attuale di un documento deve essere registrato, ma non specifica come debba esserlo: puoi scegliere di farlo in base alla data, al numero della revisione o con altri mezzi.
Grazie a questa flessibilità, la norma ISO 9001 ti permette di conservare i processi che già hai (se funzionano) e può diventare la base per applicare altre norme nella tua azienda e realizzare altri sistemi di gestione. Ciò rende più facile per un’azienda introdurre un altro sistema per la gestione IT o per la gestione ambientale, condividendo tra loro le risorse.
Pensa alla ISO 9001 come a una cornice che puoi utilizzare per aiutare la tua azienda a migliorare in ogni cosa che fa. Usando questa struttura, che si basa sul miglioramento continuo, puoi partire da ciò che la tua azienda fa già bene e sviluppare un sistema migliorato attorno alla tua azienda e ai tuoi clienti.
Creando un sistema migliore con cui la tua azienda può operare, soddisferai meglio i requisiti dei clienti e fornirai loro un’assistenza migliore.
Guardandola in questo modo, per quale ragione non dovresti voler migliorare il modo in cui lavori e fare in modo che i tuoi clienti ne siano sempre più soddisfatti?
ISO 9001: è davvero utile? Testimonianze e Casi di Successo
Tra gli studi più rigorosi che analizzano come l’implementazione di un sistema di gestione per la qualità conforme alla ISO 9001 influisca sui risultati e sulle pratiche delle aziende, la maggior parte sono stati condotti su produttori statunitensi. Gli studi hanno dimostrato che gli stabilimenti che adottano la ISO 9001 di norma incrementano il proprio tasso di crescita della produzione (Terlaak e King 2006).
Altri mostrano che la certificazione ISO 9001 è associata con successivi ritorni superiori al normale in relazione a una serie di metriche finanziarie comprese le quotazioni azionarie (Corbett, Luca e Pan 2003; Sharma 2005).
Diverse ricerche riportano vantaggi maggiori nelle piccole aziende (Docking e Dowen 1999; McGuire e Dilts 2008) e tra quelle con basso livello di diversità tecnologica, ovvero più al passo con la tecnologia (Benner e Veloso 2008).
L’adozione della ISO 9001 fa sì che gli stabilimenti riducano la produzione di rifiuti e di emissioni di sostanze chimiche tossiche, suggerendo che l’implementazione del sistema di gestione per la qualità abbia ricadute positive in grado di migliorare le pratiche di gestione ambientale (King e Lenox 2001).
Naveh e Erez (2006) deducono dai dati di un sondaggio che l’adozione della ISO 9001 migliori la produttività dei lavoratori e la loro attenzione per i dettagli; numerosi studi riportano che la performance finanziaria, misurata in base alle quotazioni azionarie e all’utile operativo, migliori dopo che un’azienda ottiene un riconoscimento di qualità o implementa programmi di gestione per la qualità totale.
Dai un’occhiata a tutti gli altri casi di studio, testimonianze e referenze di EQM.
Conclusioni sul Perché Certificarsi e sul Come avere la Certificazione ISO 9001
In questo post hai scoperto perché è importante certificarsi ISO 9001, quali sono i principali benefici e vantaggi nell’avere la certificazione qualità ISO 9001.
Se ti interessa approfondire in autonomia, puoi leggere anche la guida su come ottenere la certificazione ISO 9001 e quanto costa.
Se preferisci essere assistito da EQM per ottenere la certificazione qualità o per altre esigenze puoi inviare una richiesta di preventivo per il servizio Certificato ISO 9001 con Garanzia 100% – Certificato o Rimborsato.
Bibliografia in questo articolo:
David I. Levine e Michael W. Toffel 2010. Quality Management and Job Quality: How the ISO 9001 Standard for Quality Management Systems Affects Employees and Employers – Harvard Business School, Boston.
Libri per approfondimenti: