Questo nessuno te lo dirà mai: quando e come lo Standard ISO 9001:2015 può aiutare al reale successo della tua azienda

Tutti parlano dello standard ISO 9001:2015, di cos’è, di come si fa, di quando serve, ecc…

Nessuno forse ti ha mai spiegato quando e come lo standard ISO 9001:2015 può portare la tua azienda al successo!

Proviamo a vederlo in questo post, ma se intanto vuoi ottenere subito consigli per migliorare i tuoi risultati aziendali puoi registrati gratuitamente allo Starter Kit ISO 9001, mentre se vuoi assistenza per ottenere la Certificazione Qualità ISO 9001 puoi richiederla qui.

Cosa è lo standard ISO 9001:2015: perché può aiutare al successo della tua azienda

E’ un modello di management che se applicato con diligenza e perseveranza aiuta a migliorare il tuo business perché è focalizzato sulla gestione della qualità organizzativa orientata al cliente, dei processi, dei prodotti e servizi e del miglioramento continuativo che porta vantaggi competitivi e di profitto certi.

Implementare un efficace e affidabile  Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) aiuta a concentrarsi sulle aree prioritarie della tua azienda e migliorarne l’efficienza.

La gestione per processi ben definiti in tutta la tua azienda assicura una solida base che ti orienta ad aumentare produttività e profitto perché ha come risultante conseguenza il miglioramento nella capacità di acquisire clienti in target, soddisfarli e fidelizzarli.

I requisiti della norma ISO 9001 mirano a fornire un pratico e realizzabile sistema di gestione della qualità per il miglioramento e il monitoraggio di tutte le aree aziendali ed è applicabile a qualsiasi organizzazione: grande o piccola, profit o no profit, privato o pubblica.

L’applicazione coerente del SGQ ai requisiti richiesti dalla norma ISO 9001 può essere certificato da un Ente di Certificazione accreditato.

La certificazione ISO 9001 è anche un prerequisito richiesto da alcuni importanti clienti come necessario per poter essere presi in considerazione come fornitori per accedere alla qualificazione.

Per questo motivo, lo Standard ISO 9001 certificato è fondamentale per molte aziende per poter accedere in determinati marcati.

Il SGQ conforme ai requisiti della norma ISO 9001 dà fiducia ai clienti di entrare in collaborazione con aziende fornitrici che danno maggiore garanzia nel tempo di fornire  un prodotto servizio conforme ai requisiti richiesti dal cliente.

Un’azienda certificata ISO 9001 ha i processi di gestione sotto controllo ed i potenziali clienti non hanno la necessità di eseguire un audit aziendale, seppure questo non esclude che lo possano eseguire comunque, in quanto tale controllo è già stato completato internamente dalla società stessa, nonché da parte di un Ente indipendente esterno di Certificazione.

Lo Standard ISO 9001:2015 è riconosciuto in tutto il mondo ed i principali clienti lo richiedono come requisito base perché hanno la ragionevole certezza che il sistema di gestione è costantemente monitorato, valutato, validato e migliorato.

Tali clienti sanno per esperienza che chi lavora in conformità agli standard ISO 9001:2015 offre molti vantaggi:

• Riduzione al minimo degli errori o non conformità di prodotto e servizio
• Migliore comunicazione
• Affidabilità e migliore qualità dei prodotti e dei servizi
• Pianificazione del processo produttivo e distributivo più affidabile
• Gli obiettivi della qualità del prodotto e servizio sono oggetto di valutazione e riesame

Cosa implica un sistema di gestione di qualità?

Un SGQ sistema di gestione per la qualità implica:

1. determinare le esigenze e le aspettative dei clienti e delle altre parti interessate;
2. stabilire la politica e gli obiettivi per la qualità dell’organizzazione;
3. determinare i processi e le responsabilità necessari per conseguire gli obiettivi per la qualità;
4. determinare e fornire le risorse necessarie per conseguire gli obiettivi per la qualità;
5. stabilire e applicare metodi per misurare l’efficacia e l’efficienza di ciascun processo;
6. determinare i mezzi per prevenire le non conformità ed eliminarne le cause;
7. stabilire ed applicare un processo per il miglioramento continuativo del sistema di gestione per la qualità.

Un tale approccio è applicabile anche per aggiornare e migliorare un sistema di gestione per la qualità esistente.

Un’organizzazione che adotta l’approccio sopra descritto acquista fiducia nella capacità dei propri processi e nella qualità dei propri prodotti e si dota di una base per il miglioramento continuativo.

Ciò può contribuire ad aumentare la soddisfazione dei clienti e delle altre parti interessate ed al successo dell’organizzazione.

È importante sottolineare che lo standard ISO 9001 ti fornisce un quadro completo di requisiti molto utile per l’intera organizzazione ma ti lascia libero di scegliere le modalità più opportune per ottemperare ai requisiti richiesti.

Questa libertà consente allo standard ISO 9001:2015 di poter essere utilizzata ed applicata in una vasta gamma di organizzazioni e di imprese grandi e piccole.

La norma ISO 9001 ha la finalità di soddisfare il cliente attraverso l’approccio organizzativo per processi ed alla loro interrelazione attraverso una gestione più efficiente ed efficace.

Quali opportunità può apportare lo Standard ISO 9001:2015 alla tua azienda?

Cosa può offrire lo Standard ISO 9001 alla tua azienda potrebbe sorprenderti.

Le organizzazioni di tutte le dimensioni hanno riscontrato vantaggi enormi nel seguire questo modello di gestione, raggiungendo un grande risparmio in termini di costi ed efficienza e di efficacia sul mercato.

Attenzione, affinché l’applicazione dello standard ISO 9001:2015 porti i suoi massimi frutti è fondamentale capire una cosa che pochi sanno ed applicano:

Lo Standard ISO 9001 deve essere applicato in coerenza con i 7 Principi della Qualità richiamati dalla ISO 9000 ed in coerenza con la la ISO 9004 che fornisce le linee Guida per un successo duraturo ed inoltre è necessario introdurre il sistema di Rating per misurare il livello di maturità verso l’eccellenza dell’organizzazione e dei suoi risultati così come è in uso nella valutazione delle aziende che partecipano ai Premi Qualità nazionali esempio: Giappone Deming Prize, USA Malcome Baldrige Prize, Europa e Italia Premio EFQM, etc.

Questo ultimo punto, il Rating degli approcci e dei risultati, è un elemento cardine  che manca nelle aziende certificate ISO 9001 (Standard Sistema gestione qualità) previsto invece nella ISO 9004 (l’approccio della gestione per la qualità per gestire un’organizzazione per il successo durevole)  e nella ISO 10014 (Linee guida per realizzare vantaggio finanziari ed economici nella gestione della qualità) in entrambe le norme ISO viene introdotto l’utilizzo della metodologia dell’Autovalutazione o Self-Assessment così come appunto è richiesto per la partecipazione ai premi qualità.

Infatti il criterio conforme e non conforme utilizzato tramite Audit nella certificazione ISO 9001 di un’azienda non è più adeguato o meglio, non è più sufficiente  per dare evidenza del livello di eccellenza di una azienda riguardo alle prassi organizzative utilizzate ed i risultati ottenuti. 

10 sono i punti limite di molte aziende certificate che non sfruttano appieno il potenziale della Qualità perché:

1. Applicano la ISO 9001 solo per ottenere la certificazione:
   • è un errore grave perché lo scopo della ISO 9001 non è la certificazione di sistema ma “La soddisfazione del cliente e delle altre parti interessate ed il miglioramento continuo”.
2. Non conoscono e non applicano o solo parzialmente i 7 principi della qualità ISO 9000
3. Non conoscono o non applicano o solo parzialmente le linee guide del miglioramento ISO 9004
4. Non conoscono o non applicano o solo parzialmente la metodologia PDCA (Plan-Do_Check_Act)
5. Non conoscono o non applicano o solo parzialmente la metodologia dell’Autovalutazione
6. Non conoscono o non applicano o solo parzialmente in maniera diffusiva al interno dell’organizzazione i requisiti dello standard iso 9001
7. Non conoscono o non applicano o solo parzialmente la metodologia del Risk Management o Based Risk Thinking
8. Non collegano o non applicano  o solo parzialmente il collegamento del SGQ in maniera armonizzata e coerente con gli altri Sistemi di gestione dell’azienda, esempio: Strategia aziendale, Strategia di Marketing, Brand Positioning, Politica aziendale, Vision, Mission, Obiettivi, Marketing, Finanza e controllo, etc.
9. Non applicano o solo parzialmente una adeguata formazione sui principi, standard, metodologie e strumenti della qualità
10. Non analizzano o solo parzialmente e non in maniera sistematica e continuativa l’analisi ed il riesame del contesto esterno (minacce e opportunità) e interno (punti di forza e di miglioramento), l’analisi della concorrenza per riesaminare e migliorare il proprio posizionamento competitivo.

Un SGQ efficiente ed efficace è tale se tiene conto dei sopra 10 punti elencati. 

Ecco come la tua azienda potrebbe trarre i seguenti reali  vantaggi: 

Più efficienza

Perché un SGQ applica un approccio che esamina ogni processo al interno della tua azienda e come questi processi interagiscono cosicché diventa più facile determinare dove è possibile apportare miglioramenti e dove si può unire e ottimizzare le risorse.

Maggiore soddisfazione del cliente

Perché un punto focale della ISO 9001 è aumentare la soddisfazione dei clienti determinando correttamente le richieste, esigenze e requisiti  e ottemperarli e quando si hanno  tassi più elevati di soddisfazione del cliente, aumenta la fidelizzazione si vende di più e si raggiungono maggiori profitti.

Accesso a nuovi clienti 

Perché in molti casi, la certificazione ISO 9001 è vincolante per acquisire determinati clienti, avendo il SGQ certificato ISO 9001 si aprono molte opportunità nel poter partecipare alle gare di qualificazione dei fornitori e poter essere scelti.

Migliora l’immagine pubblica 

Perché il SGQ è efficace solo se mantiene fede al obiettivo delle proprie promesse di fornire prodotti e servizi che soddisfano il cliente.

Un migliore processo decisionale 

Perché il successo di un sistema di gestione di qualità è fondato sul processo decisionale basato su dati di fatto e questo consente all’azienda di utilizzare meglio le proprie risorse per affrontare i problemi, migliorare l’efficienza e aumentare l’efficacia.

Realizza un miglioramento continuativo ai requisiti della norma 

Perché il principale obiettivo della norma ISO 9001 è il miglioramento continuativo, nel realizzare un maggiore risparmio di risorse, tempo e denaro.

Se la tua azienda assimila la cultura del miglioramento continuativo, i tuoi dipendenti saranno naturalmente portati a concentrare le loro abilità verso il miglioramento misurato dei processi e dei prodotti servizi realizzati.

Impegno e coinvolgimento del capitale umano 

Perché non vi è nessuno più adatto per scoprire le soluzioni per il miglioramento di un processo che i dipendenti che trascorrono le loro giornate lavorando all’interno di tale processo.

Quando i dipendenti sono incoraggiati a migliorare i loro processi, piuttosto che alla semplice gestione, diventano più impegnati per il successo della società nel suo insieme.

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Quando, come e perché la ISO 9001 può aiutare le PMI a vincere le sfide competitive ed evitare errori gravi e disequilibri

Crescita troppo veloce

Perché mentre la crescita è auspicabile, l’eccessiva crescita può dimostrarsi un grave errore.

E’ necessario fissare obiettivi realistici di espansione  in  base alle proprie esigenze e capacità.

Con processi ben definiti si sarà in grado di identificare meglio le potenzialità e possibilità di sviluppo ordinato e controllato.

Tensione finanziaria

Perché se guardi alle aziende che falliscono troverai che molte di loro sono saltate per crisi finanziaria.

La gestione finanziaria è fondamentale per le imprese.

Lo standard ISO 9001:2015, con la sua attenzione al cliente, l’analisi del contesto esterno e interno, rispettivamente minacce e opportunità, aree di forza e di miglioramento, l’applicazione dei principi della Qualità e della metodologia di Risk Management consente di monitorare e ridurre significativamente questo rischio di insolvenza della Qualità

Capitalizzazione

Perché assicurarsi di mantenere una riserva di sufficiente liquidità con un corretto rapporto tra capitale proprio e capitale di indebitamento e capitale investito e circolante operativo attraverso una adeguata pianificazione, controllo e gestione delle risorse finanziarie impedirà che la tua azienda venga meno al raggiungimento dei suoi obiettivi per crisi finanziaria o non sufficiente liquidità.

Inefficace operatività

Perché il servizio clienti scadente e la generale incompetenza dei dipendenti farà affondare rapidamente il tuo business.

Ricordati sempre che il requisito essenziale della ISO 9001 è soddisfare le aspettative del cliente e la gestione della sua soddisfazione.

L’identificazione, la pianificazione ed il controllo sistematico e continuativo dei processi interni e la misurazione della soddisfazione del cliente esterno ed interno assicurerà che il tuo focus sui clienti sia mantenuto con competenza, abilità e formazione dei dipendenti attraverso chiari e definiti ruoli, autorità e responsabilità verso gli obiettivi target.

Assenza di un Business Plan

Perché la Pianificazione,  l’elaborazione, la condivisione e l’aggiornamento di un Business Plan costringe l’azienda a ragionare con i numeri di fatto sul futuro e le sfide che si dovranno affrontare, misurando i rischi, le minacce, le opportunità e le capacità.

La Pianificazione è determinante per un’azienda per prendere in considerazione in maniera ragionata il fabbisogno finanziario, le attività di marketing, la programmazione di lungo, medio e breve termine, la concorrenza, la strategia competitiva e la stesura di un piano è importante, e ancora più importante è che il piano sia comunicato in tutta l’azienda,  tutti sappiano le strategie, la rotta, gli obiettivi calati coerentemente in ogni ruolo e responsabilità al interno dell’organizzazione e che i collaboratori siano ben formati per eseguire le attività necessarie per il raggiungimento degli obiettivi.

L’applicazione coerente e diligente dello standard ISO 9001:2015 (Requisiti del Sistema di gestione Qualità -SGQ) in coerenza con la ISO 9000 (i 7 Principi della Qualità), la ISO 9004 (l’approccio della gestione per la qualità per gestire un’organizzazione per il successo durevole) e la ISO 10014 (Linee guida per realizzare vantaggi finanziari ed economici) assicura maggiori probabilità di successo e minori rischi di errori.

Mancanza di adattamento ai cambiamenti

Perché la capacità di adattarsi al cambiamento è fondamentale per sopravvivere e prosperare, rispondere agilmente e sviluppare nuove risposte, la capacità della  messa a fuoco dei problemi e di come risolverli,  il modificarsi delle attese e bisogni dei clienti.

Il sistema di gestione della qualità darà un grande contributo attraverso il suo riesame a garantire che il cambiamento sia compreso ed attuato in modo strutturato, sistematico e proattivo.

Marketing inefficace

Perché i clienti non riescono a fare affari con voi se non sanno che esistete.

Pubblicizzare e promuovere il tuo business attraverso il marketing online, social media, posta elettronica, etc.

Il focus sul cliente della norma ISO 9001 consentirà di promuovere approcci di gestione orientati al vostro successo, migliorando i processi di marketing e di vendita.

 

Sottovalutare la concorrenza

Perché la fedeltà ed il mantenimento di un cliente costa un decimo rispetto ai costi di acquisizione di uno nuovo e quindi la sua soddisfazione e fidelizzazione ti porta a guadagnare di più.

Monitorare cosa fa e come si muove la concorrenza per stare sempre un passo avanti a loro.

Se non si prende cura del cliente lo farà la concorrenza con risultati nefasti per te, viceversa il contrario.

La misurazione della soddisfazione del cliente è una parte chiave della ISO 9001, questo ti consentirà di identificare le tendenze di acquisto, la frequenza di acquisto, la media di acquisto, etc., indicatori indiretti di soddisfazione del cliente.

Evidenze

Ci sono studi rigorosi negli USA dove danno chiara evidenza che l’applicazione dei requisiti della norma ISO 9001 migliora i risultati, vedi per esempio:

• aumento del tasso di crescita della produzione (Terlaak e Re 2006).
• quotazioni di borsa (Corbett, Luca e Pan 2003; Sharma 2005).
• Vari studi hanno evidenziato i vantaggi più forti tra le piccole imprese (Docking e Dowen 1999; McGuire e Dilts 2008), (Benner e Veloso 2008).
• Migliora la produttività dei lavoratori e le prestazioni finanziarie, il reddito operativo, aumenta la probabilità di vincere i premi qualità nazionali e la capacità di implementare sistemi di TQM gestione totale della qualità. Naveh e Erez (2006).

Conclusione

Con il SGQ l ‘organizzazione è focalizzata verso la qualità degli obiettivi.

La gestione aziendale pianificata e organizzata in maniera strutturata e sistematica a livello globale verso la piena soddisfazione dei clienti e delle altre parti interessate, l’applicazione della metodologia di risk management, l’analisi e riesame dell’efficienza ed efficacia degli approcci e dei risultati rispetto agli obiettivi garantisce una maggiore probabilità di successo duraturo della tua azienda.

Lo standard ISO 9001:2015 ben applicato e seguito assicura i seguenti benefici certi:

• Processi definiti e controllati per assicurare output allineati ai requisiti clienti.
• Qualità processi, prodotti, servizi e risultati misurati sistematicamente.
• Adozione delle misure correttive ogni qualvolta si verificano non conformità.
• Riduzione dei livelli di non conformità.
• Prevenzione delle non conformità e riduzione conseguente dei costi e aumento dei profitti correlati.
• La definizione e riesame di procedure, procedimenti e istruzioni identifica pratiche correnti che sono obsolete o inefficienti per trovarne di nuove e migliori.
• Chiari procedimenti definiti per ruoli, autorità, responsabilità e obiettivi che evitano sovrapposizione, conflitti e stress organizzativo del personale.
• Aumento delle quote di mercato, delle vendite e dei ricavi e dei profitti.

Un ben progettato e implementato Sistema di Gestione per la qualità basato su ISO 9001 ha dimostrato di poter fornire alle organizzazioni i seguenti ulteriori benefici:

• Processi coerenti e ripetibili in un sistema condiviso di gestione.
• Meno problemi di non conformità della qualità del prodotto e servizio.
• Il personale sa in modo chiaro cosa deve fare, in che modo si desidera farlo e per quale obiettivo.
• Più opportunità di business, perché è possibile vendere ai nuovi clienti.
• Migliore capacità di risposta e soluzione ai problemi attraverso strumenti e metodologie della qualità di problem solving.
• Migliore controllo di gestione dei risultati e di reporting a tutti i livelli organizzativi.

Ricordati

Il campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità deve includere e/o interfacciarsi con ogni parte del business.

Lo Standard ISO 9001 si può utilizzare come modello di business per aiutare la tua azienda a diventare migliore in tutto ciò che fa.

Utilizzando questo modello, che è basato sul continuo miglioramento, è possibile iniziare con ciò che la tua azienda già fa bene, e sviluppare un sistema strutturato di miglioramento continuativo.

Implementare  un sistema migliore per il modo in cui la tua azienda gestisce il business, sarai in grado di meglio soddisfare i requisiti del cliente e fornire un servizio migliore.

Quando si affronta il business in questo modo, hai maggiori probabilità di successo e di evitare di fare errori che potrebbero costarti molto cari.

Il SGQ non deve essere per te un obiettivo ma un vincolo strategico se ci tieni alla tua azienda: io te l’ho detto!

E dopo aver parlato di come lo standard ISO 9001:2015 può portare la tua azienda al successo è ora di passare all’azione…

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